Micheline Calmy-Rey
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten
Bundeshaus
CH-3003 Bern

Sehr geehrte Frau Bundespräsidentin
Gestern bei der Lektüre der NZZ am Sonntag war das Foto einer Bundesratssitzung von Anfang Januar abgedruckt. Auf den ersten Blick eigentlich nichts spezielles, sind doch solche Bilder relativ häufig in den Zeitungen zu finden. Auf den zweiten Blick allerdings, habe ich etwas (nicht) entdeckt was mich doch ziemlich überrascht hat: Bis auf den Protokollanten arbeitet niemand aus dem Bundesrat mit elektronischen Hilfsmitteln

In Anbetracht der ökologischen Auswirkungen der ständig steigenden Papierproduktion, sowie des suboptimalen Sicherheitsstandards denke ich, dass hier Optimierungspotenzial besteht.

Die Aufgabe von vitamin zukunft ist es für Organisationen und Unternehmen über Tellerränder zu schauen und erfolgreiche, branchenunabhängige Beispiele aufzuzeigen. Ich hab deshalb einige erfolgreiche Beispiele aus der Praxis für Sie aufgelistet um die Papierflut etwas einzudämmen.

PostIts der Zukunft:
An einer Bundesratssitzung gibt es sicher viel zu notieren: Inputs der Bundesratskollegen, ToDos oder die neusten Gerüchte über den Nationalrat. Wäre es nicht effizienter diese Notizen digital zu erfassen und ab sofort jederzeit, von überall Zugriff darauf zu haben? Sei es vom Computer im Büro, dem Laptop oder unterwegs auf dem BlackBerry? Über 3 Millionen Nutzer nutzen dafür Evernote (www.evernote.com).  Alles lässt sich nach Belieben abändern, ordnen und natürlich auch wieder löschen. Und das alles sicher gespeichert.

Dokumente digital nutzen:
Ich gehe stark davon aus, dass die Bundesverwaltungen bereits mit einem digitalen Aktenmanagement arbeiten. Da wäre es doch einfach, dies auch konsequent zu nutzen. Sie bräuchten so an Ihren Sitzungen bloss noch einen Laptop oder ein Tablet. Zudem müssten Sie auch nicht mehr ganze Stapel Papier durch die Berner Innenstadt schleppen. Ganz zu schweigen welchen Gefallen Sie der Natur damit machen würden.

Sie könnten dies übrigens ganz einfach forcieren, indem Sie die Dokumente an Ihre Kollegen nicht mehr als PDF, sondern als WWF (www.saveaswwf.com) versenden. Dieses Format hat dieselben Eigenschaften wie ein PDF nur mit dem Unterschied, dass es sich nicht drucken lässt. Ziemlich clever und umweltschonend!

Tool zur Förderung der Zusammenarbeit:
Es ist erwiesen, dass der (informelle) Austausch, gerade in einem verantwortungsvollen Gremium wie Ihrem je länger wie mehr von entscheidender Bedeutung sein wird. Wie wäre es mit einem Projekttool zu dem Sie alle Zugriff haben und einander unkompliziert Feedback geben könnten? Gerade bei Departements übergreifenden Dossiers wäre es sicherlich von Vorteil, wenn Sie sich unkompliziert Feedback geben könnten, ohne sich dafür eine eMail schreiben zu müssen. Es gibt viele Grossunternehmen wie Kellogs, National Geographic oder Adidas die mit solchen Tools, wie zum Beispiel Basecamp, arbeiten. Erfolgreich! (www.basecamphq.com)

Dies sind wie bereits erwähnt Lösungen die in der Praxis erfolgreich getestet wurden. Sie lassen sich somit nicht auf irgendwelche Experimente ein, sondern erhalten erprobtes, erfolgreiches KnowHow. Nutzen Sie Ihre Zeit effizienter, erhöhen Sie die Sicherheit und schonen Sie die Umwelt!
Ich hoffe ich konnte Ihnen aufzeigen wie der Bundesrat und die Mitarbeiter der unterschiedlichen Departements von vorhandenem KnowHow profitieren können. Es ist eigentlich ganz einfach. Gerne würde ich Ihnen und/ oder Ihren Mitarbeitern die Details der genannten Möglichkeiten genauer aufzeigen. Zudem stelle ich Ihnen gerne weitere Organisationen vor, von deren KnowHow der Bundesrat und die Mitarbeiter der Bundesverwaltung profitieren könnten.
Über eine Rückmeldung würde ich mich sehr freuen, über eine Einladung zum Gespräch noch mehr!

Freundliche Grüsse

Cedric Zaugg